Avis / Politique de confidentialité

Quelle est cette déclaration / politique de confidentialité?

Cet avis / politique de confidentialité des données décrit les catégories de données personnelles traitées par l'Unité de soutien scout international et à quelles fins. L'International Scout Support Unit s'engage à collecter et à utiliser ces données de manière loyale et conformément aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), aux réglementations établies par l'Union européenne et au Data Protection Act 2018 (DPA 2018), la loi britannique. qui englobe le RGPD.

 

Cet avis / politique de confidentialité s'applique aux membres, parents / tuteurs des jeunes membres, bénévoles, employés, sous-traitants, fournisseurs, sympathisants, donateurs et membres du public qui prendront contact avec l'Unité de soutien scoute internationale.

Qui nous sommes

L'International Scout Support Unit est un organisme de bienfaisance excepté par la Charity Commission for England & Wales.

Le contrôleur des données de l'Unité de soutien scout international est le Comité exécutif qui est nommé lors d'une assemblée générale annuelle et qui est fiduciaire caritatif. Le Président des Administrateurs de Charité est Craig Gibson qui peut être contacté à manager@issu.org.uk à partir de ce moment, l'Unité Internationale de Soutien Scout sera appelée «nous».

 

En tant que petit organisme de bienfaisance, nous ne sommes pas tenus de nommer un délégué à la protection des données.

Les données que nous pouvons traiter

La majorité des informations personnelles que nous détenons nous sont fournies directement par vous ou par les parents ou tuteurs légaux des jeunes membres verbalement ou sous forme papier, sous forme numérique ou via notre système d'adhésion en ligne Compass. Dans le cas des membres adultes et des bénévoles, les données peuvent également être fournies par des tiers, tels que Disclosure and Barring Service (DBS), Access Northern Ireland ou Disclosure Scotland.

 

Lorsqu'un membre est âgé de moins de 18 ans, cette information ne sera obtenue que d'un parent ou d'un tuteur et ne peut pas être fournie par le jeune.

 

Nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes:

  • Coordonnées personnelles telles que nom, titre, adresse, numéros de téléphone et adresse e-mail personnelle - afin que nous puissions vous contacter.

  • Date de naissance - afin que nous puissions nous assurer que les jeunes sont affectés à la section appropriée pour leur âge et que les adultes sont assez âgés pour prendre un rendez-vous avec le Scoutisme.

  • Genre - afin que nous puissions nous adresser correctement aux individus et répondre à tous les besoins spécifiques.

  • Coordonnées d'urgence - afin que nous puissions contacter quelqu'un en cas d'urgence.

  • Numéros d'identification gouvernementaux, par ex. Assurance nationale, permis de conduire, passeport - pour pouvoir procéder à des vérifications volontaires du casier judiciaire.

  • Coordonnées bancaires et informations sur le statut fiscal - afin que nous puissions collecter des dons d'aide auprès du HMRC où les dons sont effectués.

  • Dossiers de formation - afin que les membres puissent suivre leur progression à travers le programme scout ou le programme de formation des adultes.

  • Race ou origine ethnique - afin que nous puissions prendre des dispositions appropriées en fonction des besoins culturels des membres.

  • Dossiers médicaux - afin que nous puissions prendre des dispositions appropriées en fonction des besoins médicaux des membres.

  • Vérification du casier judiciaire - pour s'assurer que le Scoutisme est un espace sûr pour les jeunes et les adultes.

La base légale sur laquelle nous traitons vos données en

Nous nous conformons à nos obligations en vertu du RGPD et du DPA 2018 en gardant les données personnelles à jour; en le stockant et en le détruisant en toute sécurité; en ne collectant ni ne conservant des quantités excessives de données; en protégeant les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé et la divulgation et en veillant à ce que des mesures techniques appropriées soient en place pour protéger les données personnelles.

Dans la plupart des cas, la base légale du traitement sera l'exécution d'un contrat pour les données personnelles de nos adultes volontaires et l'intérêt légitime pour les données personnelles de nos jeunes membres. Les données sensibles (catégorie spéciale) pour les bénévoles adultes et nos jeunes membres seront principalement alignées sur la base légale des activités légitimes d'une association. Le consentement explicite est demandé aux parents / tuteurs pour prendre des photos de nos membres. À l'occasion, nous pouvons utiliser un intérêt légitime pour traiter des photographies lorsqu'il n'est pas pratique de recueillir et de maintenir le consentement, comme des événements à grande échelle. Dans de telles occasions, nous indiquerons clairement que cette activité aura lieu et donnerons aux individus la possibilité d'exercer leurs droits de personne concernée.

 

Nous utilisons les données personnelles aux fins suivantes:

  • fournir des informations sur les réunions, les activités, les cours de formation et les événements scouts à nos membres et aux autres volontaires de l'Unité de soutien scout international.

  • pour fournir un service volontaire au profit du public dans une zone géographique particulière comme spécifié dans notre constitution

  • pour administrer les dossiers d'adhésion

  • pour collecter des fonds et promouvoir les intérêts du Scoutisme

  • pour gérer nos bénévoles

  • pour maintenir nos propres comptes et registres (y compris le traitement des demandes d'aide-cadeau)

  • pour vous informer des nouvelles, des événements, des activités et des services organisés ou auxquels participe l'Unité Internationale de Soutien Scout

  • pour garantir et prouver votre aptitude si vous vous portez volontaire pour un rôle dans le Scoutisme

  • pour contacter votre plus proche parent en cas d'urgence

  • pour vous assurer que vous possédez et maintenez les bonnes qualifications et compétences.

Nous utilisons des données personnelles sensibles (spéciales) aux fins suivantes:

  • pour la protection de la santé et de la sécurité d'une personne sous la garde de l'Unité Internationale de Soutien Scout

  • respecter les croyances religieuses d'une personne en ce qui concerne les activités, la nourriture et les vacances

  • pour le suivi et l'établissement de rapports sur l'égalité des chances.

Nos délais de conservation

Nous conserverons certains types d'informations pour différentes périodes de temps conformément à la politique de conservation des données de l'Association scoute qui peut être trouvée ici

La politique de protection des données de l'Association scoute peut être trouvée ici et l'avis de confidentialité des données ici .

Partage de vos informations

Jeunes et autres personnes concernées

Nous ne partagerons normalement des informations personnelles qu'avec des volontaires adultes ayant un rendez-vous dans l'Unité de soutien scout international.

Nous partagerons les données personnelles des jeunes membres et de leurs parents / tuteurs avec le siège de l'Association Scoute dans le but de gérer les cas de sauvegarde. L'avis de confidentialité et de sécurité de l'Association Scoute se trouve ici: https://www.scouts.org.uk/DPPolicy .

Bénévoles adultes

Nous ne partagerons normalement les informations personnelles qu'avec des volontaires adultes ayant des rendez-vous appropriés au sein de la structure hiérarchique de l'Association Scoute pour l'Unité de Soutien Scoute Internationale ainsi qu'avec le siège de l'Association Scoute en tant que contrôleurs de données en commun.

Toutes les personnes concernées

Cependant, nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers en dehors de l'Unité Internationale de Soutien Scout où nous devons respecter une obligation légale. Cela peut inclure l'Association scoute et sa filiale d'assurance (Unity Insurance Services), les services des autorités locales et l'application de la loi. Nous ne partagerons vos informations personnelles que dans la mesure nécessaire à ces fins.

Nous ne partagerons vos données avec des tiers en dehors de l'organisation que s'il existe une raison légitime de le faire.

Nous ne vendrons jamais vos informations personnelles à des tiers.

Parfois, nous pouvons nommer un membre pour des récompenses nationales (comme des récompenses scoutes ou des récompenses du duc d'Édimbourg), ces nominations nous obligeraient à fournir les coordonnées de cette organisation.

Lorsque des données personnelles sont partagées avec des tiers, nous rechercherons l'assurance que vos données personnelles resteront confidentielles et que le tiers se conformera pleinement au RGPD et à la DPA 2018.

Comment nous stockons vos données personnelles

Nous stockons généralement les informations personnelles de la manière suivante:

 

Compass - est le système d'adhésion en ligne de l'Association Scoute, ce système est utilisé pour la collecte et le stockage des données personnelles des bénévoles adultes.

 

Office 365 - est le système de communication en ligne utilisé par l'Unité de soutien scout international. Ce système est utilisé pour toutes les communications, y compris le traitement et le stockage des données personnelles des volontaires adultes en relation avec l'Unité de soutien scout international.

 

En outre, les adultes bénévoles conserveront certaines données personnelles sur des feuilles de calcul / bases de données locales.

 

Documents imprimés et données conservées lors de la participation à des événements - le papier est parfois utilisé pour capturer et conserver certaines données, par exemple:

  • Administration de Gift Aid

  • Inscription à l'événement

  • Formulaires de dossiers de santé et de contact (pour les événements)

  • Coordination d'événements avec les organisateurs d'événements

 

Les dossiers papier pour les événements sont utilisés plutôt que de s'appuyer sur des systèmes numériques sécurisés, car souvent les événements se déroulent là où Internet et l'accès numérique ne seront pas disponibles. Nous minimiserons l'utilisation de papier à ce qui est nécessaire pour l'événement.

Traitement ultérieur

Si nous souhaitons utiliser vos données personnelles à une nouvelle fin, non couverte par le présent avis de protection des données, nous vous fournirons un nouvel avis expliquant cette nouvelle utilisation avant de commencer le traitement et définissant les finalités et les conditions de traitement pertinentes. Lorsque et chaque fois que nécessaire, nous demanderons votre consentement préalable au nouveau traitement.

Comment nous fournissons cet avis de confidentialité

Un lien vers cette page Web est fourni à ceux dont les données sont traitées par nous. Une version imprimée est également disponible sur demande.

Tes droits

En tant que personne concernée, vous avez le droit de vous opposer à la manière dont nous traitons vos informations personnelles. Vous avez également le droit d'accéder, de corriger, parfois de supprimer et de restreindre les informations personnelles que nous utilisons. De plus, vous avez le droit de porter plainte auprès de nous et du bureau du commissaire à l'information ( www.ico.org.uk ).

Sauf sous réserve d'une exemption en vertu du RGPD et du DPA 2018, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles:

  • Le droit d'être informé - vous avez le droit de savoir comment vos données seront utilisées par nous.

  • Le droit d'accéder à vos données personnelles - vous pouvez nous demander de partager avec vous les données que nous avons sur vous. Ceci est une demande d'accès de la personne concernée.

  • Le droit de rectification - cela signifie simplement que vous pouvez mettre à jour vos données si elles sont inexactes ou si quelque chose manque. Les membres adultes pourront modifier et mettre à jour certaines informations directement sur le système d'adhésion Compass de l'association scoute.

  • Le droit à l'effacement - cela signifie que vous avez le droit de demander que nous supprimions toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Il y a quelques exceptions, par exemple, certaines informations seront détenues par l'Association Scoute pour des raisons légales.

  • Le droit de restreindre le traitement - si vous pensez que nous ne traitons pas vos données conformément à cet avis de confidentialité, vous avez le droit de restreindre toute utilisation ultérieure de ces données jusqu'à ce que le problème soit résolu.

  • Le droit à la portabilité des données - cela signifie que si vous nous le demandez, nous devrons partager vos données avec vous d'une manière qui peut être lue numériquement - comme un pdf. Cela facilite le partage d'informations avec les autres.

  • Le droit d'opposition - vous pouvez vous opposer à la manière dont vos données sont utilisées.

  • Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage - cela vous protège dans les cas où une décision est prise à votre sujet entièrement sur la base de processus automatisés plutôt que d'une entrée humaine, il est très peu probable que cela soit utilisé par nous.

Cookies de site Web

Cookies liés aux formulaires

Lorsque vous soumettez des données via un formulaire tel que ceux trouvés sur nos pages de contact ou nos formulaires de commentaires, des cookies peuvent être configurés pour mémoriser vos informations d'utilisateur pour une correspondance future.

Cookies tiers

Dans certains cas particuliers, nous utilisons également des cookies fournis par des tiers de confiance. La section suivante détaille les cookies tiers que vous pourriez rencontrer via ce site.

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Pour plus d' informations sur les cookies de Google Analytics, consultez Google Informations sur la confidentialité officielle la page .

Qui contacter

Si vous avez des questions concernant cet avis de confidentialité ou notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter en envoyant un e-mail à Craig Gibson à manager@issu.org.uk.

Numéro de version et date de la dernière révision

Version 1.0 - octobre 2020